Cómo escribir un correo electrónico formal
un correo formal es algo que requiere de mucha atención y observación a la hora de ser redactado. Aquí enseño algunos pasos a considerar para redactar un correo.
DIRECCIÓN DE CORREO:
En caso de ser una organización o parte de ella es conveniente tener una dirección general de empresa (como por ejemplo info@nombredelaempresa.es o contacto@nombredelaempresa.es).
Se recomienda no usar un proveedor gratuito, sino optar por tu propio dominio. Así, además de incluir tu nombre antes del signo @, puedes indicar en la parte posterior de la dirección el nombre de la empresa.
DIRECCIÓN
Los correos electrónicos tienen tres campos diferentes de dirección, que se pueden encontrar en el encabezado del correo electrónico: A, CC y CCO.
- A: simplemente, el destinatario del correo electrónico. Incluso si incluyes a varios receptores, puedes escribirlos en este campo sin recurrir a CC.
- CC: esta abreviación se refiere a “Con copia”, término que hace referencia a una copia del mensaje original. Los sujetos que aparezcan en este campo recibirán una copia, pero no son tratados directamente. También indica que el remitente no espera respuesta de ellos.
- CCO: la “O” adicional en el acrónimo significa “oculta” e indica que se trata de un receptor oculto. Los destinatarios de los otros campos (A y CC) desconocen que esa persona recibe una copia del mensaje. En este caso, tampoco se espera respuesta de esta persona. Esta función se utiliza a menudo también por razones de protección de datos para informar a grupos numerosos con un solo correo. Al usar CCO, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios permanecen ocultas entre sí.
LÍNEA DE ASUNTO:
debe ser lo suficientemente atractivo. Detallada e informativa, pero no en exceso.
por ejemplo:
"Reunión importante sobre proyectos semestrales, martes 8 de marzo."
SALUDO:
Es el segundo contacto que recibe el lector. Si estás redactando un correo formal a tu jefe o profesor es algo que no debes olvidar o tu texto parecerá descuidado.
Algunos ejemplos:
Estimado Manuel,
Es importante señalar que en algunos países de habla hispana se valora mucho el título del destinatario, por lo que es importante que lo recalques, como por ejemplo:
Estimado Dr. Adrián,
En la línea anterior, no olvides que el uso de Sr. o Sra. es más que adecuado para cuando quieras redactar un email formal para una persona que no conoces.
Si no sabes el nombre de la persona a la que te diriges, puedes utilizar el recurso de dirigirte a la persona por su título, como en este ejemplo:
Estimado Director de Recursos Humanos,
En raras ocasiones en las que no conoces el nombre o el cargo de una persona, está bien usar este saludo:
A quien le interese,
INTRODUCCIÓN:
tanto para correos formales como para promocionales, es importante que te presentes.
Esto aplica a todo lo que te puedas plantear cuando intentas conectar con una persona que no conoces.
En el único caso en que no es necesaria una introducción es cuando conoces al destinatario.
Aquí tienes una introducción en un correo formal:
Estimado señor Luis,
Mi nombre es Javier Francisco, soy un técnico de STAD Co. (Soporte Técnico A Distancia). hemos recibido su petición de solicitud de ayuda para solucionar los problemas de su equipo. dicho lo anterior, en este correo tratará sobre dar posibles soluciones al problema de su equipo.
CUERPO:
En el cuerpo de un email formal, normalmente se menciona el propósito del mismo. Por el contrario en un email informal, no es necesario hacerlo.
El cuerpo del mensaje de un mail formal debe contener información detallada expresada de manera clara y concisa. Recuerda que el remitente no está familiarizado contigo ni con el tema que van a tratar y es importante que todo quede lo más claro posible para que no haya lugar a malinterpretaciones.
Recuerda que el lector no sabe quién eres y es probable que no esté familiarizado con tu sector o tu tema.
CIERRE:
Por último pero no menos importante, está el cierre del mensaje. El cierre es la última impresión con la que se quedará tu destinatario. En esta sección debes aclarar quién eres e incluir información tal como tu nombre completo, si cuentas con algún título e información de contacto y el puesto en que trabajas (en caso de que sea apropiado).
No olvides incluir nombre completo si se trata de un correo formal. Por ultimo para cerrar el correo utiliza una despedida de tipo "Atentamente". Ejemplo:
Atentamente:
Javier Francisco Cupul
Técnico de soporte, STAD Co.
FIRMA:
Muchos prestan poca atención a la firma del correo electrónico o la usan de forma incorrecta. Tanto por motivos de protocolo en la dirección de trabajo y debido a su marco legal, la creación de una firma es verdaderamente importante y esta debe proporcionarle al receptor la siguiente información sobre el emisor:
- Nombre completo
- Posición dentro de la compañía
- Dirección
- Teléfono
ejemplo:
Javier Francisco Cupul
Técnico de soporte a distancia, STAD Co.
javierfranciscocupul@stadcompany.com | (+52) 993 725 7788
Conclusión
Como podemos ver los correos formales a la hora de crearlos son importantes cuando una organización o empresa los escribe, la redacción es importante y la forma de expresarnos, una forma neutral y bien explicada y concisa. Si queremos también enviar un correo al alguien de una empresa o un desconocido también necesitamos aplicar las formalidades. Recuerda aplicar las estructuras de correos formales a la hora de escribir un correo.
Referencias:
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